services icon

COLUM/KNOWLEDGEコラム/ナレッジ

イベントレポートの書き方や構成とは?テンプレや注意点も解説!

「イベントレポートを作ることで色々とメリットがある」ということは知っているが、実際にどういうものか分からないという方も多いのではないでしょうか。

 

この記事では、イベントレポートを書く目的やメリットについて紹介していきます。「どうやってイベントレポートを書けばいいのか」についてもまとめているので、イベントレポートの具体的な書き方を知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

 

イベントレポートの書き方を知る前に書く目的を整理しよう


イベントレポートは「参加・取材したイベントの内容を記事にしたもの」です。

 

イベントレポートを書く目的は3つあります。

 

・イベントの記録を共有できる「ストックコンテンツ」となる
・読み手に「次回参加したい」と思わせて行動を促す
・企業ブランディングに活用する

 

目的を押さえることで「イベントレポートをどう書くべきか」も理解できるようになるので、事前に整理しておきましょう。

 

イベントの記録を共有できる「ストックコンテンツ」となる

イベントレポートを書くことで「ストックコンテンツ」になります。

 

イベントの開催には多大な工数がかかりますが、そのイベントの内容は「参加した人」にしか伝わりません。これではフロー(1回きりの)コンテンツになってしまいます。

 

ですがイベントレポートとして残しておけば、参加していない人にもイベントの内容を伝えられます。

 

オウンドメディアに掲載すれば、新しく入った社員だけでなく、ユーザーにも有意義な情報を発信できるでしょう。

 

貴重なイベントを「1回きり」で終わらせずに資産として積み重ねていくためにも、イベントレポートを制作することは大切です。

 

読み手に「次回参加したい」と思わせて行動を促す

イベントレポートを書くことで、読み手に「次回は参加したい」と思わせて、行動を促す効果が期待できます。

 

またそれだけでなく、イベントで紹介された商品を、イベントレポートを通じて再度アピールすることもできます。

 

せっかく開いたイベントを余すことなく活用するためにも、イベントレポートは必要です。

 

企業ブランディングに活用する

イベントレポートを書くことで、企業ブランディングに活用できます。

 

イベントレポートでは「担当者がどんな人なのか」「どういうイベントを開催しているのか」を発信できるので、新規のファン獲得に繋がります。

 

新規開拓のためにも、イベントレポートを積極的に発信していきましょう。

 

イベントレポート・書き方のポイント【事前準備編】


良いイベントレポートを書くためには、5つの書き方のポイントがあります。

 

・書いても良い内容(質問しても良い内容)を把握しておく
・撮影の許可を取っておく
・事前に登壇者や発表内容をリサーチする
・取材までに記事にしたい内容をまとめておく
・役割分担を決めておく

 

どれかが欠けただけでも、良いイベントレポートは出来上がりません。

事前にポイントを確認しておきましょう。

 

1.書いても良い内容を把握する

イベントに参加する前に、必ず関係者に「書いても良い内容はどれか」を確認しましょう。

 

確認せずにイベントレポートを書いてサイトに公開してしまった場合、思わぬトラブルを引き起こしてしまうかもしれません。

 

特に公共機関が開催している場合は「イベントの内容を営利目的に使うのは禁止」ということもあるので、十分に注意しましょう。

 

2.撮影の許可を取っておく

イベントレポートは読み手に臨場感を伝えるために写真が必要不可欠ですが、必ず事前に撮影の許可を取っておきましょう。

 

「商品や登壇者の写真を撮っても大丈夫か」の確認ができていないと、後々トラブルに発展してしまいます。

 

また、参加者が多い場合、個別に写真の許可を取ることが難しいこともあります。その場合は「顔を出したくない方は挙手をお願いします」など、全体に問いかける形で許可を取る方法がおすすめです。

 

3.登壇者や発表内容を事前リサーチする

参加するイベントの登壇者や、発表内容は事前にリサーチしておきましょう。

 

事前にリサーチしておかないと、話についていけず「レポートの内容が薄く」なってしまいがちだからです。

 

また、事前にリサーチをしておくことで、いざ登壇者や参加者にインタビューすることになった際、スムーズに進めることができます。

 

 

4.参加までに記事にしたい内容をまとめておく

イベントに参加するまでに、記事にしたい内容をまとめておきましょう。

 

事前にまとめておくことで、イベント後の記事制作がスムーズになります。

 

また事前に「こういう内容を記事にしよう」と決めておくことで、イベント当日に「仕入れておくべき情報」が明確になるので、立ち回りやすくなるメリットもあります。

 

5.役割分担を決めておく

イベントレポートは役割分担をして制作するのがいいでしょう。

 

例えば、ライターが撮影まで担当すると、取材も撮影もどちらも中途半端になってイベントレポートの質が落ちてしまいかねません。

 

「ライターは取材や情報収集に専念する」「カメラマンは撮影が上手な人に任せる」のように、役割分担してイベントレポートの質を高めましょう。

 

イベントレポート・書き方のポイント【執筆の流れ・構成編】


イベントレポートを執筆する際には、5つの流れがあります。

 

・レポートの読み手を決める
・レポートの目的を決める
・レポートの主体を決める
・構成を考えて執筆する
・校正して完成させる

 

この5つの手順を踏めば、質の高いイベントレポートを制作できるので、ぜひ参考にしてください。

 

1.レポートの読み手を決める

まずはイベントレポートの読み手を決めましょう。

 

読み手が不明確だと「誰に向けた記事なのか」が曖昧になって、記事の構成にまとまりがなくなってしまいます。

 

「新商品に興味があるけど、参加できないからイベントレポートを読みたい顧客」のように、最初に読み手を決めましょう。

 

2.レポートの目的を決める

読み手が決まったら、その読み手に「どうなってもらうのがゴールか」を決めましょう。

 

・新商品を買いたいと思ってもらう
・イベント参加者に振り返りの形でレポートを発信して満足度を上げたい
・次のイベントに参加してもらえるように、興味を抱かせたい

 

このように、イベントレポートには色々な目的があります。

 

目的が決まれば「どのようなコンテンツを作ればいいのか」が明確になるでしょう。

 

3.レポートのメイントピックを決める

イベントレポートレポートを書く場合、次の3つのメイントピックが存在します。

 

・発表者
・参加者
・発表物

 

「何を主体にしてイベントレポートを書くか」によって、伝えられる内容が異なります。

それぞれの主体について解説していくので、ご確認ください。

 

主体①:発表者

イベントの発表者(登壇者)を主体にする形式です。

 

「発表者が何を、どのように発言したか」にスポットを当ててイベントレポートを書くことで、読み手に専門性の高い内容を伝えられます。

 

また、発表者を主体にすることで読み手も「参加者のひとり」として、イベントレポートを読み進められるというメリットもあります。

 

 

主体②:参加者

イベントの参加者を主体にする形式です。

 

「参加者がどのようにイベントに参加したか」を感想を交えて書くことで、読み手がイベントを疑似体験できます。

 

読み手に共感してもらえるイベントレポートに仕上がるので「新しいファン層を開拓したい」「次のセミナーに参加してもらえるように、興味を抱かせたい」という時に活用するのがおすすめです。

 

主体③:発表物

イベントの発表物(商品等)を主体にする形式です。

 

カーショーやゲームイベントなど「商品の紹介を目的としたイベント」では、読み手も商品に関する情報を知りたがっています。

 

そのため、商品にスポットを当てることで、読み手のニーズに応えられます。

 

4.構成を考えて執筆する


イベントレポートでは「構成」を作ることが大切です。

構成を作っておかないと、レポートを書いている最中に話が二転三転してしまいがちです。

 

イベントレポートの構成には、次の6つの項目を使うのがおすすめです。

 

・導入文
・イベントの概要情報
・発表者や発表物の紹介
・メイントピック
・参加者の声
・関連情報

 

それぞれの項目について、1つずつ解説していきます。

 

①導入文

イベントレポートの導入文は非常に大切です。

 

多くの人は導入文で「この記事を読む価値があるのかどうか」を判断するためです。

 

・このイベントは何の目的で開催されたものか
・このイベントレポートは誰に向けて書かかれているものか

 

上記の内容を、200文字以内を目安に簡潔に書きましょう。

 

また、イベントが盛り上がっていればいるほど、読み手の興味を引くため「◯名が参加するほどの大盛況でした」のような文言を入れ込むのもおすすめです。

 

②イベントの概要情報

開催されたイベントそのものの情報について、説明しましょう。

 

・イベント名
・開催場所
・開催日時
・対象者

 

これらの概要があることで、読み手がより「どのようなイベントだったのか」をイメージしやすくなります。

 

③発表者や発表物の紹介・イベント内容を端的に紹介

開催イベントの発表者や発表物・イベントの内容を端的に紹介しましょう。

 

この項目が欠けていると、読み手に詳細を説明しても「結局、どういうイベントだったの?」と理解を得られないかもしれません。

 

読み手がイベントの概要を理解しやすいように、誰がどんな目的でどんなイベントを開催したかについて紹介しましょう。

 

紹介すると良い項目は以下です。

 

・メイントピック
・参加者の声
・関連情報

 

順番に解説します。

 

④メイントピック

メイントピックはイベントレポートの核となる部分です。

「レポートの目的」に基づいて、イベントの見どころについて紹介しましょう。

 

レポートの目的に基づいていないと、話が脱線してしまいがちなので、注意してください。

 

メイントピックは長すぎても読み手の負担になってしまうため、長くても2,000文字~3,000文字程度に抑えるのがおすすめです。

 

⑤参加者の声

イベントに参加した人の声を掲載することで、読み手に「どんなイベントだったのか」がより伝わります。

 

また参加者の声が好意的な場合は、読み手に「次回は参加してみよう」と思ってもらいやすいので、なるべく多くの声を集めて掲載しましょう。

 

⑥関連情報

最後に「関連情報」を掲載しましょう。

 

・イベントレポート内の専門用語の解説
・イベントに関連する具体的なデータ
・イベントの担当者
・お問合せ先
・公式サイトのURL

 

イベントに関連する専門用語の解説やデータを掲載することで、読み手の理解がより深まります。また、せっかく商品等に興味を持ってくれた読み手を取り逃さないためにも、お問い合わせ先は記載するようにしましょう。

 

5.校正して完成させる

イベントレポートを書き終わったら、最後に校正をしましょう。

校正とは、情報に誤りがないかを確認して修正する作業のことです。

もしイベントレポート内に誤情報があった場合、読み手からの信頼を失う事態になりかねません。

 

ライターとは別の第三者に校正してもらうことで、誤りを見つけやすくなるので、ここでも役割分担をしていきましょう。

 

読まれるイベントレポートを作るコツとは?


せっかくイベントレポートを書いても、誰にも読まれなければ意味がありません。

そのため「読まれるイベントレポートを作るコツ」を事前に把握しておきましょう。

 

・雰囲気や熱量が伝わる写真を載せる
・読み手が知りたいであろう情報を想定して書く
・読みやすく惹き込まれる見た目にする

 

この3つのコツを参考にするだけで、イベントレポートの質が上がりますよ。

 

雰囲気や熱量が伝わる写真を載せる

イベントレポートには、雰囲気や熱量が伝わる現場の写真を掲載しましょう。

どうしても文章だけでは、読み手にイベントの雰囲気が伝わりません。

 

写真を掲載することで「すごい盛り上がったイベントなんだ。どんな内容なのか気になるな」と興味を持ってもらいやすくなります。

 

大勢の参加者が集まったシーンを撮影するなどして、ひと目で「盛り上がったことが分かる写真」を導入に掲載しましょう。

 

もちろん、写真を撮る際には必ず許可を得るようにしてください。許可がとれない場合は、顔にモザイクをかけるなど工夫しましょう。

 

読み手が知りたいであろう情報を想定して書く

イベントレポートは、読み手が知りたいであろう情報を想定して書きましょう。

 

例えばゲームイベントのレポートで、多くの読み手が知りたいのは「どんな企業が、どんな商品を発表しているか」です。

 

それ以外の情報を掲載しても、読み手が興味を持たないかもしれないので、注意しましょう。

 

また、「ユーザーと同じ目線で順序立てて書く」ことも大切です。

 

画期的な新機能を搭載した商品の発表イベントであれば、次のような形です。

 

・今まで、こんな部分に不満を持っていた方は多いでしょう
・ですが本日発表のこの新商品で、その不満は解消されます
・この新商品を買うことで、こんなメリットがあるでしょう

 

ユーザーと同じ目線で書くことで、共感してもらいやすくなるので、意識しましょう。

 

読みやすく惹き込まれる見た目にする


イベントレポートは読みやすく惹き込まれる見た目にしましょう。

 

文字がただ羅列されているような、読みにくいイベントレポートでは読み手に興味を持ってもらいにくいからです。

 

・要所要所に画像を掲載する
・見出しを作って段落を分かりやすくする
・大事な文章にはマーカーを引く

 

この3つを意識するだけでも、読みやすさがかなり変わってきます。

 

タイトルや見出しは目を引くものにする

タイトルや見出しは目を引くものにしましょう。

 

多くの人はタイトルを見て「このイベントレポートを読むかどうか」を判断するので、タイトルが無味乾燥だと、読んでもらえないかもしれません。

 

例えば、次の2つだと後者の方が「読んでみたい」と思うでしょう。

 

1.【車のショーイベント名】に参加したイベントレポート
2.【車のショーイベント名】で◯◯を初披露!さらなる進化を遂げた新車の魅力に迫る

 

「キャッチーな文章」にすることで、読み手の目を引くことができるので、参考にしてください。

 

見やすく分かりやすいレイアウトを意識する

イベントレポートは見やすく分かりやすいレイアウトを意識しましょう。

 

・空白がなく、文字や画像が詰まっている
・画像やフォントのサイズにまとまりがなくてバラバラ
・情報がグループ化されておらず、どこを読めばいいか分からない

 

上記のようなレイアウトだと、どれだけ内容が良くても、読み手が途中で読むのを断念してしまうかもしれません。

 

情報が分かりやすく伝わるように、レイアウトを整えましょう。

 

丁度良い枚数や文字数にする

イベントレポートは丁度良い枚数・文字数にしましょう。

 

あまりにも枚数や文字数が多いと、読み手に「長いから、読むと疲れそう」と思われてしまう可能性があります。

 

ですが逆に枚数や文字数が少ないと「大したことが書いてないのかな?」と誤解されてしまうかもしれません。

 

A4用紙サイズであれば2枚前後(3,000文字前後)にまとめるのがおすすめです。

 

感想と事実を明確にする

イベントレポートでは、感想と事実を明確に切り分けましょう。

 

明確にしておかないと、書き手の「主観(感想)」が事実だと誤認されてしまいます。

 

誤認されないためにも、感想を書く場合は「これは筆者の感想ですが」のような但し書きを入れるようにしましょう。

 

【テンプレート】イベントレポートの記載例

ここではイベントレポートのテンプレートについてご紹介します。

 

イベントレポートを制作する時は、ぜひ参考にしてください。

 

【イベントレポートのタイトル】

 

【制作年月日】

 

【会社名】
【事業部名】【担当者名】

 

--導入文--

 

【読み手の興味を引くために「何の目的で開催されたイベントか」「誰に向けられたイベントレポートなのか」を解説】

 

--イベントの概要--

 

【読み手がイベントについてイメージをしやすいように、概要情報を記載。項目は必要に応じて追加する】

 

イベント名:
開催場所:
開催日時:
対象者:

 

--発表者(発表物)のご紹介--

 

【発表者(発表物)について解説】

 

--本イベントの目的--

 

【どんな目的があって開催されたイベントかを解説】

 

--メイントピック--

 

【2,000文字~3,000文字で、イベントの見どころを解説】

 

--参加者の声--

 

【「どんなイベントだったのか」が分かるように、参加者の声を掲載する】

 

--関連情報--

 

【イベントに付随する情報(専門用語の解説や具体的なデータ)を記載】

 

・イベント担当者:

 

本報告書に関するお問い合わせ先:【会社名】【事業部名】【担当者名】【電話番号】【メールアドレス】【ホームページURL】

 

このテンプレートを踏襲しつつ、制作するイベントレポートに適した形で項目の調整をしましょう。

 

まとめ

今回ご紹介したように、イベントレポートを書く目的は3つあります。

 

・イベントの記録を共有できる「ストックコンテンツ」となる
・読み手に「次回参加したい」と思わせて行動を促す
・企業ブランディングに活用する

 

イベントを開催をする場合は目的を意識してイベントレポートを作成しましょう。

 

とはいえ、イベントレポートを作るにはいくつものコツがあるので、それらすべてを踏襲して作るのは、骨が折れるという方もいるはずです。

 

そんな場合は、ぜひ一度「コンテンツファクトリー」にご相談ください。

 

コンテンツファクトリーでは「低コストで高品質のコンテンツを委託」できます。

 

自社でイベントレポートを制作するリソースやノウハウがない場合は検討してみましょう。

RELATED

RANKING