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案件管理にはSFA(営業案件管理)を活用!そのメリットと効果とは

「案件管理にはSFAが便利だと聞いたけど、SFAのメリットや効果がよくわからない。」

このように思っている方もいるのではないでしょうか。

結論から言うと、SFAを活用すれば、業務の属人化を解消でき、営業効率が高まります。

そこで本記事では、SFAの導入を検討している方に向けて、SFAを活用するメリットと効果を具体的に解説します。

ぜひSFA導入の参考にしてみてくださいね。

 

SFA(Sales Force Automation)とは?

SFAとは日本語で「営業支援システム」と呼ばれ、見込み客リストの管理や商談プロセス、売上実績といった営業活動を視覚化し、管理しやすくするITシステムです。

そのため営業管理業務を自動化し、営業の効率を高めることができます。

 

そもそも案件管理ってなに?

案件管理とはお客様の情報や、営業案件の進捗を記録し管理することです。

営業担当者とお客様とのこれまでのやり取りや提案した商品、受注予定日といった営業状況をわかりやすく目に見えるようにします。

お客様の購買意欲や、商談が成立しそうかそうでないか、といった営業担当の感覚的な部分を数値化することで客観的な判断が可能となり、営業活動に役立つのです。

 

案件管理が必要なのはなぜ?

次になぜ、案件管理が必要なのかを解説していきます。

 

受注できる確率がアップするため

案件管理をすれば、お客様ごとに適切なタイミングと手法でアプローチでき、受注できる確率が上がります。

なぜなら購買意欲や予算などの管理によって、お客様ごとに異なる、細かなニーズに応えられるからです。

受注見込みの高いお客様は「A」、低いお客様は「C」のように受注の確度に応じて分類すれば、優先すべきアプローチ先が明確になり、受注の確率が上がるでしょう。

 

組織全体で案件に対応できるようになるため

営業活動は案件の担当者による記憶や経験に依存しがちです。

案件の内容が担当者で止まってしまい組織に共有されないと、その担当者が不在の時に他の人が代わりに対応することができず、スピード感に欠ける対応となってしまいます。

SFAで案件管理をすれば組織に案件が共有されて、属人的な業務の解消につながります。

 

売り上げ予想などの情報が早い意思決定につながるため

SFAを導入すれば、売上が見込める時期や売上金額を予測できます。

そのため可視化されたデータをもとに素早く対策を考え、担当者へ適切なアドバイスができるでしょう。

予測された売上データが目標の売上金額に届かないときは組織の体制を変えたり、アプローチする案件に優先順位をつけたりと早い意思決定につながり、効果的な営業活動ができます。

 

案件管理の効果

次に案件管理によって、どのような効果があるのかを解説していきます。

 

共有された案件情報が、後輩・部下にとっては学びになる

SFAには過去の事例が蓄積されていくため、可視化された他の案件情報を見れば、新人など経験の浅い担当者でも商談の流れが一目でわかります。

担当者の個人スキルに依存しやすい営業ノウハウを組織全体で共有できるため、新人でも早い段階で案件を受注でき、営業効率が高まるでしょう。

また新人営業の教育にかかる時間やコストの削減にもなります。

 

先輩や上司がアドバイス、フォローしやすくなる

共有された案件情報をもとに、先輩は後輩にいつでもフォローやアドバイスができるでしょう。

またすべての案件をまとめて確認できるため、上司や管理者はイレギュラーな事態にもすぐに対応できます。

たとえば、下記のようなことです。

 

・複雑な案件を事前に把握できる

・進捗が遅れている案件に気づくことができる

・見込み度合いが下がったお客様への対策を取ることができる

 

担当のみに対応を任せるのではなく、組織全体で案件に取り組めるようになるでしょう。

 

業務効率化につながる

SFAにより業務効率化ができ、これまで費やしていた事務作業の時間を営業活動に充てられれるようになります。

たとえば、下記のようなことです。

 

・すきま時間に活動履歴を更新したり、案件情報を確認したりできる

・案件情報がまとまっているので、検索すればすぐに見ることができる

・グラフや表が自動で作成されるため、資料作成の労力が省ける

 

SFAのさまざまな機能で無駄な工数を削減できれば、時間の有効活用ができるでしょう。

 

Excelや日報による案件管理の課題

Excelや日報による案件管理は非効率になりがちです。

なぜならお客様とのメールのやり取りや商談履歴が一目で確認できず、確認作業に時間を取られてしまうからです。

その結果、本来営業活動でやるべきお客様対応が遅れてしまうことにもなりかねません。

またExcelは管理シートの作成から始まり、入力項目もすべて決めていく必要があります。日々の営業成績の集計も手作業で行うため、時間と手間がかかります。

Excelは入力の自由度が高くコストもかかりません。

しかし一方で、シートへの入力方法も担当者によってバラバラになりがちです。

同じ情報を重複して入力してしまったり、データの抜けもれが起こったりとヒューマンエラーが少なからず発生するでしょう。

また案件管理では、最新で正しい情報を確認できることが重要です。

複数人による同時入力ができずリアルタイムに案件を共有できないExcelは、スピード感が求められる営業活動には不向きといえます。

 

案件管理にSFAを活用するメリット

Excelや日報による案件管理は非効率になりがちで、ミスも起こってしまうことが分かりました。

それらを防ぐために活用するSFAの具体的なメリットをこれから解説していきます。

 

案件を「可視化」することができる

営業活動は属人的になりやすく、組織での共有が難しいといえます。

SFAの活用により各案件の営業プロセスや進捗状況、お客様情報の可視化ができ、案件を担当のみに依存することがなくなります。

営業担当の業務管理の工数が削減できるのはもちろん、組織で連携した対応や営業ノウハウの共有にも活かせるでしょう。

 

外部システムとの連携が可能になる

ほとんどのSFAツールでは外部システムと連携ができます。

外部ツールとはたとえば、チャットツールや名刺管理システム、ワークフローシステムのようなものです。

SFAの導入は従来の案件管理方法と比べて、さまざまな状況でメリットを感じられるでしょう。

しかしSFA単体で使うのではなく、外部システムと連携することでさらに効率的な営業活動が可能となります。

 

営業活動の分析ができる

日々の営業活動をSFAに登録しデータを蓄積していくと、案件情報をもとに営業活動の分析ができることもメリットです。

個々の担当が案件に対応する営業活動では、営業の行動履歴やノウハウを落とし込まなければ管理ができません。

そこでSFAに都度データを登録すればそれが蓄積していき、案件情報や営業活動が可視化されて分析ができるようになります。

そのため実際に使用する営業担当が、SFAの導入目的を理解しデータの登録が負担とならないよう、定期的に運用方法をフィードバックすることが重要です。

 

組織全体での進捗把握と連携ができる

営業担当のみで案件を管理するとイレギュラーな問題に対応できなかったり、対応漏れやミスに気づくことができなかったり、お客様とのトラブルに発展しかねません。

SFAで案件を管理すれば、従来は個々の営業担当に依存していた案件も組織全体で進捗の把握と連携ができ、ミスの防止につながります。

また担当が不在のときも他のスタッフで対応できるため、スピード感を持った営業活動ができるでしょう。

 

売上の予想が立てられる

日々の営業活動で得た情報をSFAに登録すれば、自動的に売上の予測を立てることができます。

算出された売上予測と実際に掲げた目標との差分を把握し、「目標到達のために残りの日数で何件受注する必要があるか」といった具体的な数値目標に落とし込めるでしょう。

またデータがリアルタイムで可視化されると資料作成などの業務工数が削減できるため、効率的に営業活動ができます。

 

取引先情報の管理ができる

営業活動に欠かせない取引先の会社名や売上高、担当者などの情報をSFA上で一元管理できます。

日々蓄積されるノウハウを取引先の情報と案件に紐づければ、取引先に合わせたプロセスで営業活動が進められるでしょう。

さらに担当者の異動や退職の際も取引先の情報が一目でわかるため、スムーズな業務の引き継ぎができます。

 

SFA導入に向けたポイント

SFAの導入に向けて押さえておくポイントを5つ解説していきます。

 

ツール選びの視点①:使いやすさ

実際に使用する担当者が使いやすいSFAを選びましょう。

担当者が操作にストレスを感じると、データ登録がなおざりになってしまう恐れがあります。

まずは導入したいSFAを試しに使い、使用感や目的に合ったツールなのかを担当者からフィードバックしてもらうと良いでしょう。

初月の利用料がかからない無料トライアルはコストがかからないのでおすすめです。

 

ツール選びの視点②:コストと会社の規模

ほとんどのSFAツールは導入コストと毎月の使用料がかかります。

機能が多いツールほど利用料金は高くなる傾向にあり、目的に合ったツール選びが重要です。

会社の規模によって使用できるコストと人材は異なります。

コストと人材次第では活用できるSFAの機能は限られたものとなり、逆にオーバースペックなツールは費用対効果が悪くなるでしょう。

そのためツール選びでは、会社の規模におけるコストと人材のバランスが重要です。

 

運用の視点①:評価・検証する数値の設定

案件管理ではさまざまな数値データを登録しますが、会社によって重視する数値は異なります。

たとえば新規顧客の数とアポイント件数のどちらをより評価するかは、その時の営業方針により変わるでしょう。

SFAを活用して評価・検証するにはデータの登録のみならず、どの数値を評価するかを明確にする必要があります。

営業方針に合わせて評価対象となる数値を変更し、適切な評価と検証ができるようにしましょう。

 

運用の視点②:案件の定義の明確化

案件管理にあたって、SFAの入力項目の定義を明確にしましょう。

定義があいまいだとデータ登録がなおざりになり、SFAの運用がストップする恐れがあります。

そのために実際に使用する営業担当のSFAへの理解を徹底し、データ登録に明確なルールを作る必要があります。

たとえば、下記のようなものです。

 

・お客様情報はどの段階で登録するか

・必須項目と任意項目はどれか

・更新漏れを防ぐためのチェック作業

 

組織で入力項目の定義を一致させておけば、スムーズなSFAの運用ができるでしょう。

 

運用の視点③:入力項目数の最適化

さまざまな業界、業種での使用を想定して、多くの入力項目数がSFAには搭載されています。

そのため自社にとって必要な入力項目に絞り込むことが重要です。

優先度の低い項目を設定してしまうと労力と時間が無駄になる恐れも。

結果として、SFAによる業務の効率化という趣旨に反して、非効率な案件管理となり費用対効果が悪くなります。

SFAの運用効果を高めるために、入力項目は適切な数に設定しましょう。

 

SFAを活用して管理すべき5項目

 

担当者名(案件の担当者は誰か)

案件の担当者がわかるよう管理しましょう。

担当者が明確になれば管理者や上司、組織として案件がどのように進んでいるかをキャッチアップし、担当者をフォローできます。

 

獲得チャネル(どのチャネルから案件を獲得したか)

どのチャネルから獲得した案件なのかを管理しましょう。

Webサイトの問い合わせや広告、SNSといったチャネルのうち、どれが案件獲得に寄与したかの分析に役立ちます。

 

進捗状況(案件は現在どのフェーズか)

案件の進捗状況の管理も重要です。

案件の進捗状況を管理すれば、SFAが自動で売上予測を立ててくれたり、進捗が遅れている案件のアラートを表示してくれたりします。

 

売上予想(案件の売上高の予想額)

売上高の予想額を管理する項目です。

案件ごとの売上を管理して目標売上と比較すれば、今後の営業戦略の策定や人員配置の改善に活かせるでしょう。

 

受注確率(過去事例から予測した受注に至る確度)

案件の受注確率を管理する項目です。

SFAでは受注確率を過去事例をもとに算出することができます。算出の精度が高いほど、目標設定とそこに至るための対策を立てやすくなるでしょう。

 

まとめ

SFAとは「営業支援システム」のことで、業務の属人化を解消できるITツールです。

SFAを導入するメリットと運用するときのポイントを理解し、目的に合ったツールを選びましょう。

また営業だけでなく、コンテンツ作りにおける属人化を課題とする会社も少なくありません。

ぜひリソースを外部に託してみてはいかがでしょうか。

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