名刺を有効活用するには？名刺管理ツールを用いた名刺活用方法

名刺交換したはいいけれど、活用方法がわからなくて社内に溜まっている名刺はありませんか？名刺は適切な管理をして社内共有をすれば、営業活動や顧客発掘のための貴重な資源となります。

 

本記事では、名刺管理ツールを用いた効果的な名刺の活用術を詳しく解説します。名刺のデータ化や管理方法に悩まれている方は、参考にしてみてください。

会社で眠る名刺にはビジネスチャンスが詰まっている

名刺は1枚に顧客の情報が詰まった有用な営業資源です。データ化して重複分を省き、社内共有すれば簡単に営業リストの作成や担当者の割り振りを行うことができます。

 

名刺がリスト化されて一覧になっていれば、アポイント経験のある社員とアタックをかけたい企業の結びつけも容易です。これにより企業へのスムーズなアプローチが可能となり、人選も適切なためビジネスチャンスの拡大も期待できるでしょう。

 

また、名刺はデータ化するとリードのリスト作成にも活かせるので、顧客の分析にも便利です。適切な管理の元、社内の誰でも名刺のデータベースにアクセスできる環境をつくれば、営業の効率化や新たなマーケティング市場の開拓など売上アップの礎を築くことができます。

 

名刺を有効活用するための方法とは？

名刺は紙のままではなく、データ化してこそ力を発揮します。ここでは、名刺をデータ化する方法やメリットを詳しくみていきましょう。

 

名刺をデータ化し一元管理できる名刺管理ツールの利用

名刺をデータ化して適切に管理するにはさまざまな方法がありますが、名刺管理ツールを使うのが効率的です。名刺管理ツールとはクラウドサービスを経由しているのが一般的で、ネット環境があればいつでもどこでもチェックすることができます。

 

使い方も簡単で、紙の名刺を専用のアプリやスキャナーで取り込むだけで手軽に名刺情報のデータ化が可能です。ツール自体は無料のものと有料のものがありますが、無料のものだと機能に制限がついている場合があるので事前によく確認しましょう。

 

名刺の管理数や対応デバイス、セキュリティシステム、検索条件、共有範囲など名刺管理ツールによって性能が異なるため、いくつか比較検討することが大切です。

 

名刺管理ツールを利用して得られるメリットは多岐にわたる

名刺管理ツールを利用して名刺をデータ化すると、主に以下の6つのメリットが得られます。それぞれの特長やビジネス効果を見ていきましょう。

 

データ化が簡単に済ませられる

専用のアプリやスキャナーにより、クラウドにデータの取り込みが簡単にできることは大きなメリットです。これにより、もらった名刺の即データ化も可能となり、社内共有がよりスムーズになります。

 

万が一取り込んだ名刺が重複したとしても、自動で重複分は取り除く機能も搭載されているので登録作業も効率的です。

 

名刺に合った検索機能を有している

紙の名刺の場合、会社名や氏名を探すのに時間がかかりますが、名刺管理ツールならこうした検索の手間も入力一つで解決できます。データベースには名刺に書かれたすべての情報が登録されるため、検索に優れている点もメリットです。

 

断片的な情報やワードだけでも候補が羅列され、素早く欲しい情報が得られるので検索フローの効率化も進みます。

 

会社のみならず出先からアクセスができる

PCだけでなく、スマホやタブレットでも名刺管理ツールを使用すれば、複数デバイスからデータベースにアクセスが可能です。出張先や取引先でもすぐに顧客情報の登録や情報の参照ができ、リストを最新の状態にすることができます。

 

リモートワークなど、時代のニーズに合わせて活用できるのも便利です。

 

顧客の関連情報を付け加えられる

システムの管理機能の中には、名刺の情報の他に補足情報を登録できる機能があります。役職や横のつながりはもちろん、顧客の悩みや課題、会話内容から得られた情報、商談内容など、登録できる情報は多岐に渡ります。

 

もちろんこれらの情報は社内共有されるので、適切な人選やより効果的なアプローチにより売上拡大も図れます。

 

社内での共有・連携に役立つ

社内の誰もが名刺のデータベースにアクセスできるということは、その分共有もスムーズにできるということです。後任者に担当を引き継ぐ場合や、担当変更時にもデータのみで引き継ぎが可能なので時間も場所もとりません。

 

また、前述した付加情報の登録により、社員と顧客の関係性を結びつける機能を有効活用すれば人脈の可視化も可能です。これにより、今までわからなかった面でのつながりも明らかになるので営業範囲の拡大も実現できます。

 

名刺という個人情報の保護を強化できる

名刺管理ツールの利点は、セキュリティ面の強さにもあります。紙での保管の場合、持ち運びの際や退職後に名刺を持って行かれるといった紛失のリスクがつきものです。

 

その点、管理ツールを利用していればアクセス権限やセキュリティシステムにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。社内にデータ管理の専門部署をつくる、セキュリティマークのついたツールを選ぶなど、営業資源となる顧客情報は徹底管理しましょう。

 

名刺管理ツールを用いた名刺情報の活用方法を紹介

ここまでは名刺のデータ管理法を見てきました。ここからは、名刺をデータ化した後の効果的な活用術として、5つの方法を紹介します。

 

顧客リストを作成して営業をかける

名刺の活用方法としてもっとも有効なのが、顧客リストの作成です。顧客の情報共有として活用できるのはもちろん、新規開拓のためのアタックリストとして営業担当者と共有することでアプローチが効率的になります。

 

例えば新規開拓の役割を担うBDRのインサイドセールスチームは、リードのアタックリストを使ってより精度の高いアプローチが可能です。

 

マーケティングを展開する

リードの情報を集約して、マーケティングを展開するのも有効な活用法です。例えばこれまで顧客に送っていたDMも、名刺のデータ分析機能を使えば的確なラベリングが行えます。

 

これにより顧客のニーズに合わせた情報やノウハウ、商品案内などが送付できるので購買意欲の向上も期待できるでしょう。

 

社内人脈を有効活用する

名刺管理ツールは、過去に誰がどの顧客と接触したかを可視化できる機能があります。例えば自社内で営業戦略を練るとき、過去に接点がある社員がわかれば人脈を駆使したアプローチが可能です。

 

さらに一度接点があるとわかれば、会社を通さず直接その顧客にアプローチして決済者につないでもらうこともできます。このように人脈が目に見えるようになると、アプローチのフローも短縮されて営業もスムーズです。

 

人事異動による機会損失を防ぐ

人事異動や転職などの際によく起こるのが、担当者や取引先情報の引き継ぎの失敗です。紙の名刺の場合、名刺そのものか名刺のコピーを前任者が残してくれなければ、その人が持つ顧客のデータはゼロになってしまいます。

 

これは貴重な営業資源を捨ててしまっていることと同義です。名刺をデータ化して情報をクラウド共有しておけば、こうした機会損失を未然に防ぐことができます。

 

各種ツール（CRM・SFA・MA）に利用する

名刺管理ツールをただの顧客のデータ管理だけに使うのは、営業機会の損失につながります。なぜなら、名刺管理ツールは顧客リストの管理に特化したものだからです。

 

せっかく見込み客のリストを持っているのに、それをマーケティングに活かさないのは宝の持ちぐされになってしまいます。

 

自社と顧客の関係性を管理・分析できるCRMや効率的な営業をサポートするSFA、アクセス解析などを行いマーケティングを仕組み化するMAなどのツールを駆使して、名刺データを最大限活用しましょう。

 

主な名刺管理ツール7選

名刺管理ツールは機能の充実さやセキュリティ面を考え、社内で使用するものは有料のほうが安心です。ここでは、オススメの管理ツール7社とその特長を紹介します。

 

①Sansan株式会社「Sansan」

名刺管理といえばSansanというくらい、知名度の高い名刺アプリです。営業に関するデータベース機能が強化され、名刺情報だけでなく署名やウェブフォームといった接点情報まで管理、可視化できるようになりました。

 

外部システムと連携することで効果的なマーケティング展開が可能な点も、企業との契約件数が8,000件を超える人気の理由です。

 

②Sansan株式会社「Eight Team」

Sansanが大企業向けなのに対し、Eight Teamは中小企業やチームでの利用に特化した名刺共有アプリです。基本使用料金はチーム制となり、1チーム12,000円（税別）となります。

 

そのため、会社全体でなく部署別やチームごとに管理ツールを導入したいと考えている企業にオススメです。シンプルな機能で直感的に使いやすく、データ共有は公開・非公開も選べます。

 

③株式会社ハンモック「HotProfile」

名刺管理と併せて営業活動にも力を入れたいなら、HotProfileが頼りになります。MA機能が充実しているほか、使用が定着するまで専任のスタッフがサポートに入ってくれるのも魅力です。

 

顧客の新規開拓から営業アタックまでワンストップ化されているので使い勝手も良く、他社製品からの乗り換えも簡単なのでツール変更を検討している企業は選択肢に入れておきましょう。

 

④ワウテック株式会社「CAMCARD BUSINESS」

法人向けクラウド型名刺管理サービスのCAMCARD BUSINESSは、簡易SFA機能が搭載されマーケティングに強いのが特徴です。また、データの処理スピードや精度に優れていて、名刺の情報を5秒でデータ化することができます。

 

スキャンされた名刺情報は99%の精度で補正され、マーケティングをサポートしてくれる点も大きなメリットです。

 

⑤株式会社もぐら「maysee」

コストを抑えた名刺管理を希望するなら、mayseeの活用を検討しましょう。mayseeは月額2,178円（税込）に加え、名刺1枚ごとにデータ入力料27.5円とスキャン料金が11円かかります。

 

つまり、使った分だけ料金がプラスされるシステムなので、名刺の量が少ない企業や初めて名刺管理ツールの導入を検討している企業にオススメです。

 

⑥ナレッジスイート株式会社「Knowledge Suite」

日本語のみならず、英語や中国語の名刺にも対応し、スキャン後の情報精度も抜群の安定感を誇るのがKnowledge Suiteの強みです。自社独自の名刺辞書と文字認識装置により、名刺情報を誤変換なくデジタル化することができます。

 

万が一文字認識の際にエラーが生じた場合も、国内オペレーターが視認補正してくれるため安心です。SFAとの連携機能を使えば活動情報の紐付けも容易なので、マーケティングにも活かせます。

 

⑦株式会社サンブリッジ「SmartVisca」

Salesforceに特化した名刺管理ツールで、Salesforceに登録と連携をすることで営業活動の効率化を図ることができます。顧客管理のほか、社内チャット機能やToDo管理、データのレポート化まで標準機能として活用できる使い勝手の良さもアピールポイントです。

 

また、名刺データはすべてSalesforce環境内でのみ管理されるのでセキュリティ対策も整っています。

 

名刺管理ツールを比較検討する際のポイント

名刺管理ツールはさまざまな種類があり、それぞれ機能やできることが異なります。社内で使用するのに適したものを選ぶには、導入前にいくつかのポイントをチェックしてみましょう。まず重要なのは、使用環境とコストパフォーマンスです。

 

名刺管理ツールのほとんどはクラウド型で、月額もしくは年額の使用料がかかります。費用対効果も考慮して、自社の予算に合うものを選ぶようにしましょう。

 

ほかにも他ツールとの連携やセキュリティ面も抑えるべきポイントです。情報の流出は顧客損失など甚大な被害を及ぼす恐れがあるため、慎重に比較検討しましょう。スキャンスピードやデータの精度など、使い勝手の面に関してもストレスなく使えるものが好ましいです。

 

どの名刺管理ツールも資料請求や見積もり相談ができるので、自社の方針や営業スタイルに合わせたツールを選んでください。

 

まとめ

紙の名刺は、データ化すると情報の集約と社内共有がスムーズに行えます。名刺という顧客情報が詰まった貴重な営業資源は、セキュリティ面に配慮しながら適切に管理することが大切です。

 

名刺管理ツールを駆使して顧客のリスト作成や新規開拓、マーケティングの展開など、営業活動に有効活用しましょう。